Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.
Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Обязательно ли оно или нет?
Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.
Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.
Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.
Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.
Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.
При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.
По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.
Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.
Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.
В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.
Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.
Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.
Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.
Как выглядит штатное расписание?
Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.
- (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
- В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:
- должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
- имеющихся структурных подразделениях;
- количестве работающих штатных единиц в учреждении.
К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.
Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.
Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:
- ОКПО предприятия;
- полное наименование компании;
- номер;
- дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
- наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
- размер всех выплат;
- в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.
- Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.
- Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.
Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.
Схема документа
Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.
Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.
Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:
1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.
2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.
3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.
4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.
5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.
6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.
9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.
10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.
Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.
Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5. - При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.
- Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.
Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.
Должности в штатном расписании
Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:
- базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
- произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
- При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.
- Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.
- Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:
- Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
- Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
- Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.
Оптимизация документа
Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.
Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.
В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.
Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.
Все о штатном расписании узнайте из ролика:
Образец приказа жск
Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство – один из основополагающих документов, предполагающий начало становления системы охраны труда в организации. Унифицированной формы его не существует. Тем не менее ряд требований к оформлению является обязательным. В представленном образце и бланке все они неукоснительно соблюдаются.
Газовое оборудование является источником повышенной опасности для всех, кто находится вблизи него. По этой причине, если в организации имеются газовые котлы, нагреватели либо другое оборудование, которое приводится в действие подведенным к нему газом, имеет смысл позаботиться об обеспечении элементарной безопасности организации.
Меры по безопасности сотрудников описаны в приказе Минэнерго №115 от 24 марта 2003 года.
В нем также говорится о том, что просто выбрать любого из числа подчиненных и назначить его будет ошибкой.
Требования к кандидатуре
Необходимо, чтобы назначаемый человек знал принципы действия конкретных газовых установок, прошел инструктаж по технике безопасности (и имеет подтверждающий этот факт документ). Словом, нужно, чтобы ответственный за газовое хозяйство действительно мог бы обеспечить надежное и безопасное функционирование вверенного ему оборудования.
Чем именно пользоваться для отбора работника, указывается в конкретной должностной инструкции каждого из предприятий. Например, сданный работником норматив может называться «Правила безопасности систем газораспределения и газопотребления».
И подтверждалось бы это соответствующей квалификацией. В частности, работник имел бы высшее либо среднее техническое образование, прошел бы дополнительные курсы, находился бы на должности не ниже начальника ПТО либо его заместителя и пр.
В иных случаях при проведении проверок контролирующие организации имеют полное право наложить на организацию (в лице его безответственного руководителя) административное наказание в виде штрафа.
Элементы приказа
Документация этого типа обычно составляется на фирменных бланках организации. Приказ обязательно должен содержать основные реквизиты организации. Если их нет на бланке, то в верхней части контакты прописывают каждый раз отдельно. Также общие элементы приказов – наименование, номер, дата подписания, город.
Ниже в относительно свободной форме излагается суть указания руководителя. Оно должно иметь причину, поэтому вначале формулируется задача. В случае с назначением ответственного за газовое оборудование это обеспечение безопасности при эксплуатации.
Важно! Не нужно упускать момент с работоспособностью. Ведь неисправные аппараты могут быть абсолютно безопасны, но при этом не удовлетворять требованиям руководителя.
Таким образом, лаконичность должна быть совмещена с указанием всех необходимых сведений. Указания подразделяются на пункты. В них прописывается:
- В первом – кого из сотрудников назначают ответственным. Указываются ФИО и должность.
- Во втором – чем должен руководствоваться сотрудник при осуществлении полагающейся ему согласно назначению деятельности.
- В третьем – какие конкретно обязанности возлагаются на ответственного за газовое хозяйство.
- В четвертом — на кого переносятся перечисленные функции, если основной ответственный сотрудник будет временно отсутствовать. Указываются должность и полное ФИО заместителя.
- В пятом – кто будет отвечать за ознакомление ответственного с содержимым приказа.
- В шестом – кто будет контролировать выполнение приказа.
В приведенном образце представлена именно такая структура. Однако составление документа предполагает свободную форму. В маленьких организациях можно вообще исключить пункт пять. Он носит рекомендательный характер.
Заключительная часть приказа типовая. Там должны располагаться подпись руководителя, печать организации, а также «автограф» того, кто был назначен ответственным за газовое хозяйство.
Принципиально важный момент: подпись назначенного сотрудника обозначает только ознакомление с приказом, но никак не его согласие на выполнение этих обязанностей.
Подобные юридические тонкости часто «всплывают» в ходе судебных разбирательств, так что необходимо иметь это ввиду.
Обязанности
Если говорить о том, что конкретно делает специалист, назначенный ответственным за газовое хозяйство, то его функционал можно разделить по категориям:
- Инструкции. Именно он корректирует имеющиеся образцы либо самостоятельно составляет инструкции по охране труда на предприятии.
- Планы. Исходя из конкретных ситуаций, ответственный за газовое хозяйство разрабатывает план взаимодействия служб в сфере охраны труда. Обслуживающий оборудование персонал должен руководствоваться его планами по ликвидации аварий и пр.
- Контроль за периодичностью проверки знаний других сотрудников о работе газового оборудования. Естественно, такая проверка должна касаться непосредственно только тех работников организации, которые имеют с ней контакт.
- Работа специалистов. Ответственный за газовое хозяйство должен взять под свой контроль то, какие специалисты и когда эксплуатируют газовое оборудование. Он должен располагать этими сведениями в любой момент.
- Производственный контроль. Газовое оборудование должно быть в исправном состоянии, оно не должно представлять опасности для окружающих ее работников.
- Взять на себя ответственность за правильность заполнения технической документации при работе на газу (при ремонте, например, газопроводов).
- Тренировки. В опасных ситуациях коллектив должен знать что делать. Для этого назначенный ответственным проводит тренировки по ликвидации производственных катастроф и небольших аварий.
- Помощь. Ответственный должен оказывать консультации в вопросах периодичности замены вышедшего из строя, неисправного газового оборудования.
- Соблюдение инструкций. Мало разработать документ. Гораздо важнее проследить за его верным выполнением каждым из работников, которые имеют отношение к газовому хозяйству организации.
Вот основные аспекты, которые должен учитывать приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство, образец и бланк которого приложен в верхней части статьи.
assistentus.ru
Каков срок хранения документов ЖСК? Образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и других бумаг
Жилищные кооперативы, в процессе реализации своих задач по управлению общим имуществом пайщиков-членов ЖСК и предоставлению им коммунальных ресурсов используют отчётную, бухгалтерскую и прочую документацию. Все документы, используемые в работе жилкооператива, имеют свои функции, а также правила заполнения и хранения.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
- Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !
Сколько хранить документы СНТ?
Сколько хранить документы СНТ?
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у СНТ копится много документов. Если власть в СНТ меняется, что называется «с боем», то вопроса сколько хранить документы не возникает.
Они просто не передаются т председателя председателю и правление, отвоевавшее себе власть, начинает восстанавливать что возможно. А вот если в Вашем СНТ мир и покой, документов должно накопиться много.
В данной статье разберем, как долго их нужно хранить?
Сроки хранения документов установлены Законом о бухгалтерском учете, НК РФ, специальным законом (ФЗ № 217-ФЗ) и другими нормативными актами.
Протоколы общих собраний членовхранятся 49 лет. Даже если в Вашем товариществе раньше их не хранили, теперь придется, так как это требование ФЗ № 217-ФЗ. Наказания за неисполнение данной нормы закона не предусмотрено.
Но, без протоколов общих собраний будут в дальнейшем сложности с взысканием задолженности по взносам членов и платежам индивидуальных садоводов, а также проблемы с ведением реестра. Нет протокола о принятии в члены — нет основания для внесения в реестр членов.
Более того, хранить желательно не только протоколы, но и приложения к ним: листы регистрации, сметы, ФЭО, отчеты и т.п.
Техническая документация, в т.ч.
на объекты инфраструктуры, документы о выделении земли, генпланы, документы по учёту основных средств и прочие, имеющие непосредственное отношение к имуществу общего пользованияхраним столько, сколько существует СНТ. Причем продиктовано это не столько нормами законодательства, сколько судебной практикой. Никогда не знаешь, когда в очередной раз придется доказывать, что твое — это твое.
Первичные учетные документы храним не менее пяти лет: кассовые книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты, переписку, документы о получении зарплаты и выплате пособий.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие — проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет хранятся документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Срок хранения документов учетной политики отсчитывают от года, в котором они в последний раз использовались при составлении бухгалтерской отчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те технические средства, которые помогают воспроизвести электронные документы и проверить электронную подпись.
- Регистры бухучетахранятся не менее пяти лет после отчетного года.
- Годовая бухгалтерская отчетностьхранится постоянно.
- По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год.
- Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.
Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Но если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то такие документы хранят до 75 лет.
А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.
В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.
Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.
Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.
Что касается всемогущего общего собрания, то повлиять на сроки хранения документов СНТ, оно некомпетентно. Был в нашей практике случай, когда общим собранием членов было принято решение сжигать протоколы общих собраний по прошествии полугода с даты проведения собрания.
Для взыскания долгов по взносам в судебном порядке, пришлось восстанавливать протоколы за последние три года. В данном случае все протоколы сохранились электронном виде и участники собраний (секретарь и председательствующий) согласились поставить свои подписи под дубликатами.
Если бы решение оспаривалось в судебном порядке, едва ли садоводы пожелали бы расписываться в листах регистрации давно прошедшего собрания, а наличие кворума нужно было бы подтверждать…
Для записи на личный прием по всем бухгалтерским вопросам, касающимся деятельности СНТ, ДНП, ТСН. позвоните по номеру +7 (499) 380-78-78 или оставьте заявку в форме ниже.
Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)
- Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
- Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания
- Как правильно составить штатное расписание
- Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
- Как заполнить штатное расписание: образец и пример
- Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
- Итоги
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Скачать штатное расписание
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
- Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
- Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
- Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация.
В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться.
В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом.
Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс.
Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Штатное расписание организации: срок и место хранения!
В ходе финансово-хозяйственной деятельности организации оформляется множество нормативно-правовых и локальных документов, одни из которых отражают основной вид деятельности, другие позволяют вести кадровое делопроизводство.
Для структуризации кадрового состава, оптимизации использования трудовых ресурсов и разделения трудовых функций обоснованно разрабатывать, утверждать и оформлять такой локальный документ как штатное расписание. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, в противном случае есть возможность и право разработать форму самостоятельно.
Скрыть содержание
Как и где хранится?
В архиве
По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.
Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.
В организации
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.
Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.
Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).
Сколько лет хранится?
Срок в архиве
Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.
По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года (каков срок действия штатного расписания?). Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.
Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.
Срок в организации
Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.
В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив.
График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации.
При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.
В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.
Штрафы
При проверке государственные органы вправе затребовать документы, по которым не истёк срок хранения. При их отсутствии в связи с уничтожением или при отказе предоставлять требуемое, ответственные лица понесут наказание в виде штрафа:
- В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
- В размере 2000 — 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
- От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.
Зачем нужны документы?
Соблюдать сохранность документа необходимо и для того, чтобы при возникших судебных разбирательствах в части споров о назначении пенсии, об увольнении работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников, иметь веское доказательство. Когда штатное расписание утеряно, целесообразно принять меры по его восстановлению.
О том, обязательно ли составлять штатное расписание и зачем оно нужно, мы писали тут.
Приказ
Министерство культуры Российской Федерации регламентирует сроки хранения своим приказом от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Справка. Штатное расписание хранится бессрочно.
Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.
Срок хранения штатного расписания
Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.
В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки.
О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.
Нужный документ
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.
Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.
Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.
Срок для бюджетников
Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.
Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.
Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Когда издается приказ об увольнении
Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.
Инструкция по ведению делопроизводства в жск, тсж — mycondo.ru
- на заседании правления
- от «___» _______ 200_ г. № __
- ________________________
м.п.
- ИНСТРУКЦИЯ
- ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
- Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
- Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
- ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
- Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
- Существует три основных потока документации:
- — входящие;
- — исходящие;
- — внутренние.
- Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:
- — предварительное рассмотрение;
- — регистрация;
- — рассмотрение;
- — исполнение.
- Предварительное рассмотрение.
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.
Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.
Регистрация.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
- Например: вх. 121/4-97, где
- 121 — порядковый регистрационный номер;
- 4 — номер дела в котором этот документ будет подшит;
- 97 — год поступления.
- Вся документация регистрируется в день поступления.
- После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
- Рассмотрение корреспонденции.
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне.
Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
- Исполнение.
- Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
- — направить корреспонденту письменный ответ;
- — сообщить телеграммой;
- — сообщить телефонограммой.
- Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
- Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.
- Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.
- При приеме телефонограммы необходимо записать:
- — содержание телефонограммы;
- — откуда она поступила;
- — дата и время приема;
- — кто передал и кто принял.
- ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ
- КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
- В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.
Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.
- Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
- Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — остается и подшивается в дело.
- ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
- Документы, исполненные и списанные «в дело» должны быть:
- — проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- — сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;
- — освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,
- Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ
ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
- Исполнительные листы;
- Командировочные удостоверения;
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
- Титульные списки;
- Штатные расписания и изменения к ним.
- Документы постоянного хранения
- Устав ЖСК, ТСЖ.
- Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
- Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
- Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
- Протоколы общих собраний.
Штатное расписание на 2020 год
Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять этот документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. В нем фиксируются вся кадровая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.
В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.
Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.
Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть.
Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.
Для чего составляют «штатку»
В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней.
Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.
Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.
Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут.
Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.
На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.
Когда разрабатывается и какие сведения содержит
Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.
Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка.
Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.
Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.
Порядок принятия штатного расписания
Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:
- Устав;
- утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
- учетную политику;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.
Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.